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如何让分散的档案与具体的业务产生互动和化学作用，让业务带动档案的积累，让档案反哺和拓展业务，是档案管理系统能为组织解决的很重要的问题。
1.作为反映组织发展和运行中的发展记忆、经验和成果的档案，如何实现集中统一管理，避免记忆因人员变动或时间流逝而丢失。
2.根据档案的有序管理，档案如何在组织内部传播和使用，而不存在丢失、因不正常使用而损坏、因恶意传播而丢失等风险。
档案是企业非常规范的知识内容，是企业管理和发展的重要依据，承载着企业的成长过程和经验，是具有参考价值的重要信息，促进企业创新发展。档案管理系统支持整个档案管理过程的信息处理，包括档案收集、传输和接收、归档、存储和管理、借阅和使用、研究和开发以及分发。同时，它逐步将企业管理转变为服务管理，形成企业管理的基础，为企业决策提供重要的参考价值。
专业文件管理系统的优势。
1.数据库驱动的存储：与一般系统不同，数字文件存储在数据库中，不能在计算机目录中查看。
2.批量处理能力：可以进行批量创建、采集和上传，支持通过扫描、采集和上传对纸质文件进行综合处理。
3.简化归档：电子记录也可以启动流程，实现协作归档。
4.存储位置：能够考虑到物理和数字文件的统一管理，并捕获文件的存储位置。
